Politica de confidențialitate Contractino
Versiune: 2026-11-03-v0.1 · În vigoare din: [EFFECTIVE DATE]
DRAFT v0.1 — text în curs de revizuire juridică.
Această politică explică modul în care DMR Digital SRL prelucrează date cu caracter personal prin Contractino, în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”) și al Legii nr. 190/2018. Se aplică site-ului contractino.ro, aplicației web Contractino, ediției Contractino Imobiliare (imobiliare.contractino.ro) și paginilor de semnare trimise părților contractuale.
1. Cine suntem
Contractino este o platformă online pentru redactarea de contracte pe baza unor modele, trimiterea lor spre semnare și păstrarea documentelor finale semnate. Platforma este operată de DMR Digital SRL (societate în curs de constituire):
- sediu social: [REGISTERED OFFICE], România;
- nr. de înregistrare în Registrul Comerțului [ONRC NO.], CUI [CUI];
- contact general: contact@contractino.ro;
- contact pentru protecția datelor: dpo@contractino.ro;
- responsabil cu protecția datelor (DPO): [DPO NAME / CONTACT]. [counsel] Întrucât Contractino prelucrează coduri numerice personale (CNP), desemnarea unui DPO este probabil obligatorie potrivit art. 4 din Legea nr. 190/2018. Până la desemnare, scrieți la dpo@contractino.ro.
2. Rolurile noastre
Suntem operator pentru:
- conturile de utilizator și conturile de organizație;
- actele de identitate pe care un utilizator le scanează pentru a completa un contract;
- procesul de semnare pe care îl derulăm: linkurile de semnare, codurile de unică folosință, dovezile semnăturii și pista de audit;
- evidențele de securitate ale generatorului anonim de contracte;
- site-ul nostru.
Datele din contracte. Datele pe care un utilizator le introduce într-un contract despre celelalte părți (nume, adrese, CNP, date despre imobile sau vehicule, prețuri, date bancare) sunt introduse prin decizia utilizatorului. Atunci când utilizatorul este o întreprindere, le prelucrăm în numele utilizatorului, ca persoană împuternicită de operator, potrivit Acordului de prelucrare a datelor. [counsel] Această calificare (persoană împuternicită pentru clienții persoane juridice sau profesioniști, operator sau operator asociat în alte situații) urmează să fie confirmată. Atunci când utilizatorul este o persoană fizică ce acționează în scop exclusiv personal, GDPR nu se aplică propriei sale utilizări (art. 2 alin. (2) lit. (c)); aplicăm totuși aceleași garanții.
Dacă semnați un contract pe care vi l-a trimis altcineva, expeditorul răspunde pentru conținutul contractului. Noi răspundem pentru sesiunea de semnare pe care o derulăm pentru dumneavoastră.
3. Datele pe care le prelucrăm ca operator
| Categorie | Date | Scop | Temei juridic |
|---|---|---|---|
| Cont | Nume, e-mail, telefon (dacă este furnizat), hash-ul parolei, setările de limbă și afișare, planul, organizația și rolul | Furnizarea serviciului, autentificare, securitate | Art. 6 alin. (1) lit. (b) — contract |
| Organizație | Denumire, CUI, adresă (preluate și din registrul public ANAF atunci când introduceți un CUI), membri și invitații; documentele trimise cu o revendicare de firmă | Administrarea conturilor de organizație; verificarea dreptului de a reprezenta o firmă | Art. 6 alin. (1) lit. (b); art. 6 alin. (1) lit. (f) — prevenirea uzurpării identității |
| Procesul de semnare | Numele, e-mailul și numărul de telefon al semnatarului; linkul de semnare; codul de unică folosință (păstrat doar ca hash); momentul trimiterii și al verificării codului; previzualizările; momentul semnării; adresa IP și browserul (user agent) | Transmiterea documentului, verificarea faptului că semnatarul deține numărul de telefon, dovada cine a semnat, ce și când | Art. 6 alin. (1) lit. (f) — interes legitim privind securitatea și probațiunea |
| Dovezile semnăturii | Imaginea semnăturii, pagina cu pista de audit adăugată la PDF-ul final, hash-ul SHA-256 al PDF-ului final, marca temporală calificată | Atestarea faptului că documentul a fost semnat prin Contractino și nu a fost modificat ulterior | Art. 6 alin. (1) lit. (f); art. 6 alin. (1) lit. (c), atunci când legea o impune |
| Acte de identitate (ediția completă, planul Pro) | Imaginile cărții de identitate, pașaportului sau permisului de conducere și câmpurile citite din ele (nume, CNP, data și locul nașterii, serie și număr, adresă, valabilitate) | Completarea datelor unei părți contractuale, la cererea utilizatorului | Art. 6 alin. (1) lit. (b) pentru propriul act al utilizatorului; art. 6 alin. (1) lit. (f) pentru actul altei părți, cu garanțiile art. 4 din Legea nr. 190/2018. [counsel] |
| Jurnal de audit | Acțiunile din cont (creat, trimis, semnat, anulat), cine le-a efectuat, când, adresa IP și browserul | Securitate, probațiune, soluționarea disputelor | Art. 6 alin. (1) lit. (f) |
| Generatorul anonim de contracte | Adresa IP, browserul, modelul folosit, momentul | Prevenirea abuzurilor | Art. 6 alin. (1) lit. (f) |
| Asistență | Mesajele trimise la contact@contractino.ro și răspunsurile noastre | Răspunsul la solicitări | Art. 6 alin. (1) lit. (b)/(f) |
| Site și aplicație | Cookie-uri și stocare locală strict necesare (vezi Politica de cookie-uri) | Funcționarea site-ului și menținerea autentificării | Art. 6 alin. (1) lit. (f); art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004 |
Nu trimitem mesaje de marketing și nu folosim instrumente de analiză a traficului sau de publicitate.
4. Datele din contracte prelucrate pentru utilizatori
Ce introduc sau încarcă utilizatorii în contracte și în părțile salvate: nume, adrese, date de contact, CNP sau alte numere de identificare și datele actului de identitate atunci când contractul le impune, date despre imobile și vehicule, date despre societăți, prețuri, date bancare pentru plățile din contract, semnături.
Nu folosim aceste date în scopuri proprii, nu le vindem și nu le folosim pentru antrenarea sistemelor de inteligență artificială. Personalul nostru consultă conținutul contractelor numai pentru a furniza serviciul, pentru a răspunde unei solicitări de asistență făcute de dumneavoastră sau din motive de securitate.
Codul numeric personal (CNP). Un CNP apare doar acolo unde utilizatorul sau modelul îl solicită. Este stocat în contract, în partea salvată căreia îi aparține (unde este folosit și pentru a detecta părțile duplicate) și în actul de identitate scanat. Este vizibil integral în contul utilizatorului. Este eliminat din jurnalele serverului. [counsel] Mascarea CNP-ului în liste și, în general, garanțiile Legii nr. 190/2018 urmează să fie revizuite.
5. Citirea actelor de identitate (OCR)
În ediția completă, utilizatorii Pro pot scana un act de identitate pentru a completa datele unei părți:
- Imaginile sunt stocate criptat în spațiul nostru de stocare și sunt șterse la 90 de zile de la încărcare, împreună cu câmpurile citite din ele.
- Pentru citire, imaginile sunt trimise serviciului nostru de citire a documentelor, care folosește Microsoft Azure Document Intelligence (Microsoft Ireland Operations Ltd), într-o regiune din UE ([AZURE REGION]) [de confirmat]. Rezultatul analizei este șters din Azure imediat după citire; dacă ștergerea eșuează, Azure îl șterge automat după 24 de ore.
- Dacă Azure nu este disponibil, documentul este citit de un motor open-source (PaddleOCR) care rulează pe infrastructura noastră, fără a o părăsi.
- Documentele încărcate în Contractino nu sunt trimise către Anthropic și nici către alt furnizor de inteligență artificială.
- Utilizatorul trebuie să verifice și să confirme câmpurile înainte ca acestea să fie folosite.
6. Cine primește datele
- Părțile contractului pe care îl creați sau îl semnați și persoanele pe care le invitați în organizația dumneavoastră.
- Persoanele noastre împuternicite (subprocesatorii), enumerate în Lista subprocesatorilor.
- Autoritățile, atunci când legea o impune.
Nu vindem date cu caracter personal.
7. Unde sunt stocate datele și transferuri internaționale
Serverul nostru principal se află în România; copiile de siguranță criptate sunt păstrate la Scaleway, în SEE. Citirea actelor de identitate se face într-o regiune din UE a Microsoft Azure. Microsoft poate accesa date din afara SEE numai în condițiile sale contractuale privind prelucrarea datelor, care includ clauzele contractuale standard ale UE. În rest, nu transferăm date cu caracter personal în afara SEE.
8. Cât timp păstrăm datele
Regulile complete, cu ceea ce face platforma automat în prezent, se află în Politica de retenție a datelor. Pe scurt:
| Date | Durată |
|---|---|
| Cont | Până când îl ștergeți. Ștergerea are loc la 14 zile de la cerere; autentificarea în acest interval o anulează |
| Contracte semnate | Nu se șterg automat. La ștergerea unui cont, contractele semnate de alte părți se păstrează, fără datele contului dumneavoastră, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (art. 17 alin. (3) lit. (e) GDPR) |
| Imaginile actelor de identitate și câmpurile citite din ele | 90 de zile de la încărcare |
| Jurnalul de audit | 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor înregistrării |
| Evidențele sesiunilor de semnare și jurnalul IP al generatorului anonim | Nu este stabilită încă o durată [counsel] |
| Documentele trimise cu o revendicare de firmă | 30 de zile după soluționarea revendicării |
9. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, de rectificare, la ștergere, la restricționarea prelucrării, la portabilitate și la opoziție, precum și dreptul de a retrage consimțământul atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.
- Export: Setări › Legal & GDPR › „Export date” descarcă datele dumneavoastră într-un fișier JSON (profil, contracte, părți salvate, date de identitate, organizații, înregistrări de audit). PDF-urile semnate se descarcă din fiecare contract.
- Ștergere: vă puteți șterge contul din Setări. Ștergerea are loc după 14 zile; până atunci, autentificarea o anulează.
- Pentru orice altă solicitare, scrieți la dpo@contractino.ro. Răspundem în termen de o lună.
Dacă datele dumneavoastră apar într-un contract creat de altcineva, vă puteți adresa și acelei persoane: pentru acel contract, ea decide ce date se folosesc. O vom ajuta să vă răspundă.
Puteți depune o plângere la ANSPDCP, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din statul dumneavoastră din UE.
10. Securitate
- HTTPS pentru fiecare conexiune.
- Fișierele stocate sunt criptate (criptare pe server MinIO, SSE-S3).
- Copii de siguranță în fiecare noapte, copiate criptat într-o locație separată din SEE.
- Semnarea este protejată printr-un link personal și un cod de unică folosință trimis prin SMS.
- Hash SHA-256 pentru fiecare document final și marcă temporală calificată.
- Jurnal de audit al acțiunilor din cont.
- Identificatorii personali sunt eliminați din jurnalele serverului.
Autentificarea în doi pași pentru conturile de utilizator nu este încă disponibilă.
11. Modificări
Modificările importante sunt anunțate cu cel puțin 30 de zile înainte, prin e-mail și pe contractino.ro.