Versiune: 2026-11-03-v0.1

Politica de retenție a datelor Contractino

Versiune: 2026-11-03-v0.1 · În vigoare din: [EFFECTIVE DATE]

DRAFT v0.1 — text în curs de revizuire juridică.

Operator: DMR Digital SRL.

1. Principii

  • Păstrăm datele cu caracter personal doar cât este necesar pentru scopul lor sau cât impune legea (art. 5 alin. (1) lit. (e) GDPR).
  • Această politică descrie ce face platforma automat în prezent. Acolo unde o durată nu a fost încă stabilită, politica o spune și marchează punctul cu [counsel].
  • Ștergerile automate rulează în fiecare noapte. Ștergerea înregistrărilor din jurnalul de audit este ea însăși consemnată (numărul de înregistrări și data, nu conținutul lor).

2. Datele din contractele utilizatorilor

Date Ce se întâmplă Notă pentru utilizatori
Ciornele și contractele anulate din planul gratuit Sunt eliminate din cont (marcate ca șterse) la 30 de zile de la creare. [counsel] Ștergerea lor definitivă din baza de date nu este încă automatizată —
Ciornele și contractele anulate din planurile cu plată Se păstrează până când utilizatorul le șterge sau își șterge contul —
Contractele semnate și PDF-urile lor Se păstrează cât timp există contul; nu se șterg automat România: documentele justificative ale înregistrărilor contabile se păstrează 5 ani (Legea contabilității nr. 82/1991); dreptul la acțiune se prescrie, de regulă, în 3 ani (Codul civil)
Părțile salvate (inclusiv CNP) și imobilele Până când utilizatorul le șterge sau își șterge contul. [counsel] Nu este stabilită o durată separată Art. 4 din Legea nr. 190/2018
Imaginile actelor de identitate și câmpurile citite din ele Se șterg la 90 de zile de la încărcare Reducerea la minimum a datelor

3. Datele pentru care suntem operator

Date Păstrare Temei
Contul de utilizator Până când utilizatorul îl șterge (vezi pct. 4) Contract
Jurnalul de audit (acțiuni, cine le-a efectuat, când, adresa IP și browserul) 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor înregistrării Interes legitim — probațiune și securitate
Procesul de semnare: linkurile de semnare, hash-ul codului de unică folosință, numărul de telefon, momentul trimiterii și al verificării Se păstrează împreună cu contractul. [counsel] Nu este stabilită o durată separată Interes legitim — probațiune
Dovezile semnăturii: momentul semnării, adresa IP, browserul, pagina cu pista de audit, hash-ul PDF-ului final, marca temporală calificată Se păstrează împreună cu contractul semnat, inclusiv după ștergerea contului (pct. 4) Art. 17 alin. (3) lit. (e) GDPR — apărarea unui drept în instanță
Generatorul anonim de contracte (adresa IP, browserul, modelul, momentul) [counsel] Nu este stabilită o durată; în prezent nu se șterg automat Interes legitim — prevenirea abuzurilor
Documentele trimise cu o revendicare de firmă Se șterg la 30 de zile după soluționarea revendicării Interes legitim — verificarea dreptului de reprezentare
Facturile către clienții noștri 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991). În prezent nu se emit facturi prin platformă Obligație legală
E-mailurile de asistență [counsel] Interes legitim
Copiile de siguranță 14 zile pe server; copia din afara serverului, la Scaleway [de confirmat] Continuitate

4. Ștergerea contului

  1. Utilizatorul cere ștergerea din Setări. Contul este blocat și toate sesiunile se închid.
  2. După 14 zile are loc ștergerea. Autentificarea cu parola corectă în aceste 14 zile o anulează.
  3. Ștergerea:
    • elimină contractele pe care nu le-a semnat nimeni altcineva, PDF-urile și imaginile semnăturilor acestora, părțile salvate, actele de identitate, fișierele încărcate și invitațiile;
    • păstrează contractele semnate de alte părți, cu PDF-ul final și hash-ul neschimbate, dar fără legătură cu contul persoanei (art. 17 alin. (3) lit. (e) GDPR);
    • păstrează înregistrările din jurnalul de audit, din care sunt eliminate datele de identificare ale persoanei, adresa IP și browserul;
    • șterge înregistrarea utilizatorului.
  4. Copiile din backup dispar odată cu rotația copiilor de siguranță (pct. 3).

Înainte de a cere ștergerea, utilizatorul poate descărca un export JSON al datelor sale (Setări › Legal & GDPR) și PDF-urile contractelor. [counsel] Urmează să se stabilească o perioadă de export după încetarea contractului din inițiativa noastră.

5. Citirea actelor de identitate (OCR)

Etapă Păstrare
Imaginile din spațiul nostru de stocare 90 de zile de la încărcare
Microsoft Azure Document Intelligence (regiune din UE) Rezultatul este șters imediat după citire; Azure îl șterge automat după 24 de ore dacă ștergerea eșuează
Motorul local de rezervă Prelucrare în memorie, fără stocare
Anthropic sau alți furnizori de inteligență artificială Nu sunt folosiți: nu se trimite nimic

6. Revizuire

Politica se revizuiește anual și ori de câte ori se schimbă legea sau serviciul. Responsabil: [DPO NAME / CONTACT].